plendefritesuk
czytaj więcej

Polityka prywatności – VISITA Gdańsk Rent a Car

POLITYKA PRYWATNOŚCI

VISITA Gdańsk Rent a Car

§ 1. Informacje ogólne

  1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych osób korzystających z usług VISITA Gdańsk Rent a Car, w szczególności klientów dokonujących rezerwacji oraz wynajmujących samochód Fiat 500 C.

  2. Administratorem danych osobowych jest:

    PHU Panorama s.c.

    Adres: UL WAŁY PIASTOWSIE 1, GDAŃSK 80-854

    NIP: 5832851403

    E-mail: panoramarestauracja@o2.pl

    Telefon:  +48 660 765 019

    zwany dalej „Administratorem”.

  3. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz innymi obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

  4. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem za pośrednictwem wskazanego adresu e-mail lub korespondencyjnie.

§ 2. Jakie dane osobowe przetwarzamy?

W związku z rezerwacją i wynajmem samochodu możemy przetwarzać następujące dane:

  1. Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, data urodzenia, a także inne dane niezbędne do prawidłowej identyfikacji najemcy.

  2. Dane kontaktowe: numer telefonu, adres e-mail i adres korespondencyjny, jeśli jest potrzebny do realizacji umowy.

  3. Dane dotyczące uprawnień do kierowania pojazdem: informacje niezbędne do potwierdzenia ważności prawa jazdy, jego kategorii oraz wymaganego okresu posiadania uprawnień.

  4. Dane rezerwacji: termin wynajmu, miejsce odbioru i zwrotu pojazdu, wybrane usługi oraz historia rezerwacji.

  5. Dane dotyczące płatności: kwoty, daty i statusy płatności, informacje o kaucji oraz dane potrzebne do rozliczeń.

  6. Dane dotyczące realizacji wynajmu: protokoły wydania i zwrotu samochodu, stan pojazdu, przebieg, poziom paliwa oraz dokumentacja ewentualnych szkód.

  7. Dane techniczne: adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce oraz dane niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa systemu rezerwacyjnego.

Przy odbiorze pojazdu możemy poprosić o okazanie dokumentu tożsamości i prawa jazdy w celu weryfikacji danych. Co do zasady nie wykonujemy ani nie przechowujemy kopii dokumentów tożsamości, chyba że istnieje odrębna, uzasadniona podstawa prawna.

Zakres zbieranych danych ograniczamy do informacji niezbędnych do realizacji określonego celu.

§ 3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

1. Obsługa rezerwacji i zawarcie umowy wynajmu

W celu przyjęcia rezerwacji, potwierdzenia dostępności pojazdu, kontaktu z klientem, przygotowania umowy oraz realizacji wynajmu.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania przed zawarciem umowy oraz wykonanie umowy.

2. Obsługa płatności i kaucji

W celu rozliczenia opłat za wynajem, pobrania i zwrotu kaucji oraz obsługi ewentualnych należności.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w zakresie obowiązków księgowych i podatkowych również art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

3. Realizacja obowiązków prawnych

W szczególności prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej oraz udzielanie informacji uprawnionym organom, gdy wymagają tego przepisy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

4. Ochrona mienia, obsługa szkód i dochodzenie roszczeń

W celu dokumentowania stanu pojazdu, rozpatrywania reklamacji, ustalania odpowiedzialności za szkody, obrony przed roszczeniami oraz dochodzenia należności.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora.

5. Bezpieczeństwo systemów informatycznych

W celu ochrony formularzy rezerwacyjnych, zapobiegania nadużyciom i zapewnienia bezpieczeństwa usług.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

6. Komunikacja marketingowa

Jeżeli w przyszłości będziemy prowadzić marketing wymagający zgody, będziemy uzyskiwać ją odrębnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zgoda na marketing nie jest warunkiem wynajmu samochodu.

§ 4. System rezerwacyjny Easy Rent

  1. Do obsługi rezerwacji samochodów VISITA Gdańsk Rent a Car korzysta z systemu Easy Rent.

  2. Dane wprowadzone podczas rezerwacji mogą być przetwarzane w systemie w zakresie niezbędnym do obsługi rezerwacji, zarządzania dostępnością pojazdu, komunikacji z klientem i realizacji umowy.

  3. Dostawca systemu może mieć dostęp do danych w zakresie wynikającym ze świadczonych usług, zawartej umowy oraz przyjętego modelu przetwarzania danych.

  4. Administrator zapewnia odpowiednie zasady współpracy z dostawcą systemu, w tym wymagane prawem ustalenia dotyczące przetwarzania danych osobowych.

§ 5. Płatności elektroniczne

  1. W przypadku udostępnienia płatności elektronicznych dane niezbędne do ich realizacji będą przekazywane odpowiedniemu operatorowi płatności.

  2. Operator płatności może przetwarzać dane dotyczące transakcji zgodnie z własnymi obowiązkami prawnymi i zasadami ochrony danych.

  3. Administrator otrzymuje informacje potrzebne do potwierdzenia i rozliczenia płatności.

  4. Dane kart płatniczych wprowadzane w zabezpieczonym formularzu operatora nie są przechowywane bezpośrednio przez VISITA Gdańsk Rent a Car.

Uwaga przed publikacją: niniejsza sekcja dotyczy płatności online, jeśli zostaną aktywowane. Po podłączeniu Stripe lub innego operatora należy uzupełnić informacje o rzeczywiście wykorzystywanym dostawcy.

§ 6. Komu możemy udostępniać dane?

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do określonego celu następującym kategoriom odbiorców:

  • dostawcom systemów rezerwacyjnych i usług informatycznych;

  • dostawcom hostingu oraz usług związanych z obsługą strony internetowej;

  • operatorom płatności, jeżeli płatności elektroniczne zostaną uruchomione;

  • podmiotom świadczącym usługi księgowe i prawne;

  • ubezpieczycielom, podmiotom świadczącym pomoc drogową oraz serwisom samochodowym, jeśli wymaga tego obsługa zdarzenia;

  • organom publicznym, sądom i innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

Dane nie są sprzedawane podmiotom trzecim.

§ 7. Jak długo przechowujemy dane?

  1. Dane związane z rezerwacją i realizacją umowy przechowujemy przez czas niezbędny do wykonania umowy, jej rozliczenia oraz do upływu odpowiednich terminów przedawnienia roszczeń.

  2. Dokumentację księgową i podatkową przechowujemy przez okres wymagany obowiązującymi przepisami, co do zasady przez pięć lat liczonych zgodnie z właściwymi przepisami podatkowymi.

  3. Dane dotyczące reklamacji, szkód i sporów mogą być przechowywane do czasu ich ostatecznego rozstrzygnięcia oraz przez okres niezbędny do ochrony praw Administratora.

  4. Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do jej wycofania lub ustania celu przetwarzania, chyba że istnieje inna podstawa dalszego przechowywania.

  5. Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub anonimizowane, o ile nie istnieje obowiązek ich dalszego przechowywania.

§ 8. Prawa osób, których dane dotyczą

Każda osoba, której dane osobowe przetwarzamy, ma – w zakresie przewidzianym przez RODO – prawo do:

  1. Dostępu do swoich danych osobowych.

  2. Sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych.

  3. Żądania usunięcia danych.

  4. Żądania ograniczenia przetwarzania danych.

  5. Przenoszenia danych, gdy spełnione są warunki określone w RODO.

  6. Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora.

  7. Wycofania zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się z Administratorem za pomocą danych podanych w § 1.

Osoba, której dane dotyczą, ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Strona internetowa organu nadzorczego: https://uodo.gov.pl

§ 9. Dobrowolność podania danych

  1. Podanie danych niezbędnych do dokonania rezerwacji i zawarcia umowy wynajmu jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić realizację usługi.

  2. Podanie danych wymaganych przepisami prawa może stanowić obowiązek prawny.

  3. Podanie danych do celów marketingowych, jeżeli takie działania zostaną uruchomione, jest dobrowolne i nie wpływa na możliwość wynajmu samochodu.

§ 10. Bezpieczeństwo danych

  1. Administrator stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub nieuprawnionym ujawnieniem.

  2. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione lub podmioty uprawnione do ich przetwarzania.

  3. Systemy informatyczne wykorzystywane do obsługi rezerwacji powinny zapewniać odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych.

  4. Administrator ogranicza zakres przetwarzanych danych do informacji niezbędnych do realizacji usług.

§ 11. Pliki cookies i dane techniczne

  1. Strona internetowa VISITA Gdańsk oraz system rezerwacyjny mogą wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie.

  2. Niezbędne pliki cookies mogą służyć do prawidłowego działania strony, obsługi sesji użytkownika i zapewnienia bezpieczeństwa.

  3. Pliki cookies niewymagane do świadczenia usługi, np. analityczne lub marketingowe, mogą być wykorzystywane wyłącznie na zasadach przewidzianych obowiązującymi przepisami.

  4. Szczegółowe informacje o plikach cookies powinny być udostępnione w polityce cookies właściwej dla strony lub systemu rezerwacyjnego.

  5. Korzystanie z formularza rezerwacyjnego udostępnianego przez zewnętrznego dostawcę może wiązać się z przetwarzaniem danych technicznych zgodnie z informacjami przekazywanymi przez tego dostawcę.

§ 12. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

  1. W związku z korzystaniem z usług dostawców technologicznych dane osobowe mogą podlegać przekazywaniu poza Europejski Obszar Gospodarczy, jeżeli wynika to z rzeczywistego sposobu świadczenia tych usług.

  2. W takich przypadkach Administrator zapewnia stosowanie odpowiednich mechanizmów ochrony wymaganych przez RODO, w szczególności decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych, jeśli mają zastosowanie.

  3. Informacje o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

§ 13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

W ramach standardowej obsługi wynajmu nie przewidujemy podejmowania wobec klientów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały, w rozumieniu art. 22 RODO.

Przed publikacją niniejszej informacji Administrator potwierdzi sposób działania wykorzystywanego systemu rezerwacyjnego.

§ 14. Lokalizacja pojazdu i monitoring GPS

Jeżeli samochód zostanie wyposażony w aktywny system monitorowania lokalizacji GPS wykorzystywany podczas wynajmu, Najemca zostanie przed zawarciem umowy poinformowany o zakresie i celach monitorowania, podstawie prawnej, odbiorcach danych oraz okresie ich przechowywania.

Monitoring lokalizacji nie może być wykorzystywany w sposób nieproporcjonalny do uzasadnionego celu.

Jeżeli monitoring GPS nie jest wykorzystywany, tę sekcję należy usunąć przed publikacją.

§ 15. Zmiany Polityki prywatności

  1. Administrator może aktualizować Politykę prywatności w przypadku zmian przepisów prawa, sposobu świadczenia usług lub wykorzystywanych systemów informatycznych.

  2. Aktualna wersja dokumentu będzie udostępniana na stronie internetowej VISITA Gdańsk.

  3. Zmiany nie ograniczają praw osób, których dane dotyczą, wynikających z obowiązujących przepisów.

Data obowiązywania: 16-10-2026

VISITA Gdańsk Rent a Car

Strona internetowa: www.visitagdansk.pl